اهمیت طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

اهمیت طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

امروزه اکثر کشور های در حال توسعه از سیستم سنتی مدیریت اسناد کاغذی (DMS) استفاده می کنند ، اما فرم الکترونیکی اسناد شامل ایمیل ها ، صفحات وب و بسته های پایگاه داده ، که در ایستگاه های کاری و سرورها ذخیره شده اند ، افزایش یافته است. برای جمع آوری داده های یکپارچه در یک موسسه یا سازمان ، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) اغلب به یکی از ضروری ترین ابزار های مدیریت تبدیل می شود. با این حال ، این الزام بسته به نیاز موسسه یا سازمان باید با دقت اجرا شود. بنابراین ، سازمان باید یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای ایجاد ، نگهداری و سازماندهی داده ها در سازمان داشته باشد و کلیه فرایند های همگام سازی را اداره کند.

در این مطلب، الزامات سیستم برای موسسه علوم کامپیوتر دانشگاه پلی تکنیک مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد ، طراحی نرم افزار و شناسایی منابع موجود تعیین می شود و یک برنامه مبتنی بر رومیزی توسعه داده می شود و با موفقیت اجرا می شود. تمایز سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی توسعه یافته از سایر سیستم های مدیریتی این است که اسناد را برای اسناد خارجی اضافه می کند و تکنیک امضای دیجیتال موجود اصلاح شده و ویژگی های جدیدی برای بهبود سطح امنیت اضافه شده است. علاوه بر این ، امنیت پرونده های بایگانی شده با نظارت بر محتویات اسناد افزایش می یابد. در نهایت ، ساختار موسسه سفارشی است و می تواند بر اساس درخواست مدیر سیستم اصلاح شود.

امروزه سیستم های مدیریت اسناد از مدیریت چرخه عمر اطلاعات مبتنی بر سند پشتیبانی می کنند. محققان در سراسر جهان مطالعات زیادی را به منظور ارزیابی سیستم مدیریت اسناد سنتی (DMS) و سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) از نظر عملکرد کاربر انجام داده اند و مزایای سیستم های الکترونیکی تازه توسعه یافته را نشان داده اند. با ظهور فناوری های جدید ، سازمان ها از سیستم مدیریت اسناد سنتی به شکل سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی منتقل شده اند زیرا کار مدیریتی را از طریق ادغام و کنترل فایل تسهیل می کند. بر اساس مطالعات قبلی ، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مزایای بسیاری از جمله پشتیبانی مدیریت ، بودجه ، امنیت ، همکاری ، عملکرد ، حفظ حریم خصوصی و یکپارچه سازی سیستم ها را ارائه می دهد بنابراین ، برای داشتن یک سیستم مدیریت و مدیریت خوب ، هر سازمانی باید از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده کند.

با توجه به الزامات کلی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ، سیستم طراحی شده در این مطالعه دارای سه ویژگی اصلی است.

• مدیریت: آنها به راحتی می توانند فایل ها را در مدت زمان کوتاهی بازیابی کنند و همچنین می توانند فایل های مورد نیاز را با استفاده از معیارهای متعدد جستجو کنند. علاوه بر این ، عملکرد این سیستم با استفاده از برخی تکنیک ها در حالی که کاربران داده ها را پردازش می کنند ، افزایش می یابد.
• امنیت: در این سیستم از امضای دیجیتال برای کنترل دسترسی کاربر و تأیید اعتبار سند استفاده شده است. در این سیستم هویت خالق و همچنین کاربران یک محتوای دیجیتالی ضبط و با محتوای دیجیتالی ذخیره می شود تا از عدم رد و اطلاعات مربوط به محتوای دیجیتال اطمینان حاصل شود.
• کنترل: روش های مختلف کنترلی برای کنترل کاربر ، سند ، داده ، دسترسی ، پشتیبان گیری و بازیابی اعمال شده است.

جهت کسب هرگونه اطلاعات تخصصی و نیز مشاوره در خصوص مدیریت اسناد الکترونیکی به پیج شرکت حسابداری بهین تراز به آدرس (behintarazco@) مراجعه نموده و به دایرکت پیام دهید.