طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

هدف از این مطالعه طراحی و توسعه یک برنامه کاربردی سیستم مدیریت اسناد است که می تواند توسط سازمان ها به منظور حرکت از سیستم سنتی به یک سیستم الکترونیکی سازمان یافته و صرفه جویی در هزینه استفاده شود. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان گروهی از اطلاعات حاوی انواع مختلفی از اسناد تعریف کرد که ممکن است در نقاط مختلف یک شبکه وجود داشته باشند و از دسترسی ، به روز رسانی و اصلاح چندگانه به طور همزمان و خودکار پشتیبانی کنند. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمان های مختلف در سراسر جهان استفاده شده است.

این به سازمان ها کمک کرده است تا از نظر استراتژی مدیریت ، بودجه ، مبارزه با فساد ، امنیت و حریم خصوصی ، نیاز های کاربران ، همکاری و یکپارچه سازی سیستم ها موفق باشند. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی می تواند برای کمک به سازمان ها برای دستیابی به عملیات کارآمدتر با کاهش هزینه های معامله ، خودکار سازی فرایندها ، بهبود ظرفیت ، به حداقل رساندن خطاها و صرفه جویی در نیروی کار مورد استفاده قرار گیرد. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمان های دولتی و عمومی مورد استفاده قرار گرفته است.

مطالعات پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در بخش دولتی در اوایل دهه 2000 شروع به رشد کرد. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به منظور تأمین بهره وری ، صرفه جویی در فضا و بهبود کلی فرایند های تجاری ، سازمان های دولتی به طور فزاینده ای کاربرد پیدا کرده است. علاوه بر این ، استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در دولت ها می تواند برای کاهش هزینه های عملیاتی و به حداقل رساندن فضای اداری برای تشکیل پرونده و کاهش هزینه نیروی کار استفاده شود. علاوه بر این ، با توجه به قابلیت های سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در ایجاد ، ذخیره ، توزیع ، بایگانی و دسترسی به اسناد با جستجو بر اساس معیارهای مورد نظر، استفاده از EDMS برای دانشگاه بسیار مهم است. از نظر امنیت ، اکثر مقالات هیچ روش خاصی برای ارائه سطح امنیتی برای سیستم ذکر نکرده اند.

به منظور طراحی یک EDMS موثر که می تواند در یک موسسه آموزشی کاربردی باشد ، مطالعات قبلی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و ایده های مختلف با هم ترکیب شده اند. علاوه بر این ، نیاز های سازمانی و ایده های جدید برای طراحی سیستم توسعه یافته در نظر گرفته شده است. برای جمع آوری نیازها و تجزیه و تحلیل داده ها ، افراد زیادی در سازمان های مختلف مصاحبه کرده اند و اسناد موجود آن سازمان ها برای تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم جدید در نظر گرفته شده استاین سیستم بر اساس الزامات از پیش تعریف شده کارکنان و مدیران در موسسه توسعه می یابد. بنابراین ویژگی های جدیدی اضافه شده و برخی از ویژگی های موجود EDMS های محبوب بر اساس درخواست کاربر تغییر یافته است.

1. مدیریت اسناد

شکل (1) طراحی سیستم پیشنهادی EDMS را نشان می دهد. این سیستم به سه ماژول شامل مدیریت سند ، ذخیره اسناد و بازیابی و به اشتراک گذاری سند تقسیم می شود.

شکل 1. معماری پیشنهادی EDMS

مدیریت اسناد: در سیستم توسعه یافته ، اسناد به دو صورت مدیریت می شوند. اسناد خارجی که به صورت کپی هستند اسکن شده و وارد سیستم می شوند. دلیل این ایده مدیریت اسنادی است که ممکن است از یک سازمان خارجی تهیه شود که هنوز به یک سیستم الکترونیکی تبدیل نشده است. اسناد خارجی ابتدا توسط رئیس دریافت می شود و سپس به سایر بخش ها ارسال می شود. در این سیستم ، ویژگی جدیدی به نام نشانه گذاری سند اضافه می شود که به رئیس کمک می کند بدون ایجاد سند جدید برای توضیح سند خارجی دریافت شده ، اسناد را با همه بخش ها به اشتراک بگذارد.

شکل 2. مدیریت اسناد خارجی

اسناد داخلی هنوز می تواند توسط کاربران سیستم ایجاد شود. پس از ذخیره و بایگانی سند ایجاد شده ، محتوای سند در جدولی ذخیره می شود که بعداً می توان از آن برای بررسی اینکه آیا سند توسط کاربران غیرمجاز تغییر کرده است ، استفاده کرد.

• ذخیره اسناد: در این سیستم از دو سرور برای ذخیره اسناد استفاده شده است. از سرور فایل برای ذخیره فایل هایی که ضبط شده اند یا توسط کاربر سیستم به شکل PDF ایجاد شده اند استفاده می شود. دلیل استفاده از این سرور افزایش امنیت سیستم و بایگانی است. در حالی که سرور پایگاه داده برای ذخیره داده های سیستم و عملکرد کل سیستم استفاده می شود.
• بازیابی و به اشتراک گذاری اسناد: در این سیستم ، کاربران قادر به انجام اقدامات مختلف از جمله نوشتن ، جستجو ، ارسال ، ویرایش ، گزارش ، پیوست ، مسیریابی و تأیید اسناد هستند.

1. مدیریت کاربر

سیستم مدیریت کاربر عملکردی برای مدیریت مشخصات کاربر فراهم می کند. احراز هویت کاربر را پیاده سازی کرده و طبقه بندی را ارائه می دهد. مشخصات کاربر شامل اطلاعاتی مانند شماره شناسایی کاربر ، ایمیل ، نام و نام خانوادگی و غیره است. برای دسترسی به مشخصات کاربر برای خواندن و اصلاح ، از شناسه کاربر برای احراز هویت استفاده می شود. اطلاعات کاربر شامل شماره شناسایی کاربر ، نام کاربری ، رمز عبور و جلسه برای احراز هویت است.

شکل (3). مدیریت کاربر و عملکرد های آنها در سیستم را نشان می دهد. در سیستم پیشنهادی مدیریت کاربر شامل ویژگی های زیر است: • افزودن کاربران: این سیستم دارای سه نوع کاربر است: مدیر ، مدیر و منشی. هر یک از آنها بر اساس مجوز های ارائه شده مسئول اقدامات خاصی هستند. مدیران می توانند کاربران جدیدی را برای پیوستن به بخش سازمان خود اضافه کنند. کاربران جدید می توانند مدیر یا منشی بخش باشند. • مدیریت کاربران: کاربران موجود را می توان در هر زمان از زمان ویرایش یا حذف کرد. • مجوزهای دسترسی: مجوزهای کاربر بستگی به نوع کاربر و بخش مربوط به آن دارد. مجوزهای مختلفی به انواع کاربر بر اساس مسئولیت های آنها اختصاص داده شده است. • امنیت کاربر: دو سطح امنیت برای هر کاربر اعمال شده است. سطح اول احراز هویت کاربر است که توسط نام کاربری و رمز عبور برای دسترسی به سیستم ارائه می شود. سطح دوم ترکیبی از احراز هویت کاربر و همچنین یک سخت افزار خارجی برای کاربرانی است که مجاز به امضای الکترونیکی هستند.

شکل 3. نمودار جریان مدیریت کاربر

ویژگی محبوب امضای الکترونیکی در سیستم توسعه یافته با استفاده از درایو USB مخصوص که شامل سریال منحصر به فرد و کلید است ، اصلاح می شود. هر بار که از درایو توسط مدیران یا رئیس بخش ها استفاده می شود ، کد منحصر به فرد به سند ارسال شده پیوست می شود. این کد به جای تمبری که در موسسه استفاده شده است کار می کند.

1. اجرا و آزمایش

این فصل پیاده سازی واقعی سیستم را نشان می دهد و عملکرد های مختلفی را نشان می دهد که می تواند برای هر موسسه آموزشی که از یک سیستم سنتی مبتنی بر مقاله به EDMS حرکت می کند مفید باشد. هنگامی که مدیر مجاز به دسترسی به سیستم می شود ، سه ویژگی اصلی شامل یادداشت ، سند داخلی و سند ورودی را در اختیار خواهد داشت. از نشانه گذاری استفاده می شود تا کاربران بتوانند در مورد یک سند خاص نظرات خود را بیان کنند در حالی که گزینه سند داخلی همه اسنادی را که در داخل سازمان ایجاد شده است نمایش می دهد. علاوه بر این ، ویژگی سند ورودی تمام اسنادی را که از سازمان های خارجی دریافت شده است نمایش می دهد. از سوی دیگر ، یک کاربر معمولی به یادداشت و سند داخلی دسترسی خواهد داشت.

3.1 روش های رسیدگی به اسناد

این سیستم اسناد را به دو صورت پردازش می کند: پردازش سند به صورت کپی و ایجاد سند جدید

3.1.1. اسناد هارد کپی

شکل 4. ثبت اسناد خارجی

شکل (4) نحوه ثبت اسناد خارجی را نشان می دهد این نوع سند از خارج از سازمان تهیه می شود ، سند کپی از طریق برخی از مراحل از جمله اسکن سند عبور می کند که مستقیماً سند را به فایل PDF تبدیل می کند و جزئیات سند مانند (سند شماره ، عنوان ، تاریخ صدور ، نام صادرکننده). قبل از ذخیره فایل ، شناسه سند جدید و تاریخ ثبت نام به سند اسکن شده داده می شود و برای مدیر ارسال می شود.

3.1.2 ایجاد سند جدید (اسناد داخلی)

شکل 5. ایجاد سند جدید

شکل (5) روش ایجاد سند جدید را نشان می دهد. هر بخش در سیستم می تواند اسناد جدیدی را در داخل سازمان ایجاد کند و این تنها توسط رئیس بخش ها و منشی بخش انجام می شود. هر سند جدید دارای پارامترهای زیر است: شماره سند ، نوع سند ، عنوان ، تاریخ و محتوا. پس از پر کردن جزئیات سند جدید ، کاربران می توانند نمونه الگوی MS-word سند را مشاهده کنند. نمایش گزینه نمای در یک سند MS-word ، قابلیت ویرایش سند را آسان می کند. در صورت عدم نیاز به تغییر ، کاربران می توانند مستقیماً سند تازه ایجاد شده را به بخش ها ارسال کنند و در این گزینه ارسال ، اسناد MS-word به یک فایل PDF تبدیل می شود.

3.2 استفاده از امضای دیجیتال برای ارسال اسناد

در این سیستم ، ارسال اسناد مستلزم تأییدیه ای است که در آن فقط رئیس بخش ها این اجازه را دارند. سیستم با بررسی نام کاربری ، رمز عبور که با نام کاربری و رمز ورود برای ورود متفاوت است ، مجوز کاربر را تأیید می کند. علاوه بر این ، هر رئیس بخش باید یک دیسک USB داشته باشد که حاوی کلیدهای عمومی و خصوصی است و می تواند برای امضای دیجیتالی پرونده ها قبل از ارسال استفاده شود. بنابراین ، امنیت سیستم از طریق امضای دیجیتال با استفاده از روش احراز هویت سخت افزاری و کاربر ارائه می شود.

3.3 مدیریت بخش ها

با توجه به ساختار سازمان ، رابطه بخش ها در سیستم توسط مدیر تعیین می شود. روش ایجاد رابطه بین این بخش ها با بارگذاری هر بخش اعمال می شود و رابطه را مشخص می کند.

3.4 داشبورد برای جستجوی اسناد

در این سیستم ، یک داشبورد ایجاد می شود تا کاربران بتوانند تمام اسناد شامل فایل های دیده شده ، دیده نشده ، ایجاد شده و دریافت شده را بررسی کنند. این داشبورد اطمینان می دهد که پس از مشاهده یک فایل توسط کاربر ، برای تغییر از دسترس خارج می شود. علاوه بر این ، مدیر ثبت اسناد می تواند بررسی کند که آیا مراحل سند به پایان رسیده است یا خیر.

3.5 مزایا و معایب سیستم توسعه یافته

سیستم توسعه یافته مزایای زیادی را برای موسسه ها و سازمان ها فراهم می کند.

1. این سیستم به طور خاص برای برآوردن الزامات موسسه طراحی شده است.
2. ساختار مدیریت را می توان بر اساس تغییرات مورد نیاز مدیران بدون کمک توسعه دهنده نرم افزار دوباره طراحی کرد.
3. سیستم توسعه یافته کاربر پسند است و می تواند توسط هر موسسه آموزشی پذیرفته شود.
4. بسیاری از ویژگی های دیگر را که در هر EDMS رایج است شامل جستجو ، صرفه جویی در هزینه ، قابلیت اطمینان ، افزایش امنیت اسناد با استفاده از امضای دیجیتال ، کنترل ، بایگانی و همکاری ارائه می دهد. با این حال ، سیستم توسعه یافته دارای کاستی هایی است. این فقط برای مدیریت اسناد طراحی شده است. این هیچ گونه عملکردی برای مدیریت اطلاعات دانش آموزان و کارکنان ندارد. علاوه بر این ، این سیستم از ایمیل و پیام های خارج از سیستم پشتیبانی نمی کند.

جهت کسب هرگونه اطلاعات تخصصی و نیز مشاوره در خصوص طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به پیج شرکت حسابداری بهین تراز به آدرس (behintarazco@) مراجعه نموده و به دایرکت پیام دهید.