سیستم های مدیریت اسناد سازمانی آنلاین

سیستم های مدیریت اسناد سازمانی آنلاین

امروزه، سیستم های الکترونیکی امکان ایجاد و توزیع سریع اسناد را فراهم می کنند. بنابراین ، افراد در مدارک الکترونیکی اسناد کاغذی را جایگزین اسناد الکترونیکی می کنند ، زیرا منابع اطلاعات به تعداد آنها افزایش یافته و بازیابی اطلاعات در میان تعداد زیادی اسناد به یک مشکل تبدیل شده است. یک مطالعه اخیر بازخورد مثبت شرکت ها نسبت به ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد در شرکت را نشان می دهد ، ابزار های جدید ابتکاری برای دسترسی به اطلاعات مربوطه ضروری است ، در شرکت های بزرگ مدیران بسیار علاقه مند به داشتن سیستمی برای مدیریت ، بازیابی و اشتراک اسناد هستند.

علاوه بر این سیستم مدیریت اسناد در شرکت ها می تواند کارآیی و اثربخشی تحقیقات را بهبود بخشد و همچنین می تواند اشتراک دانش در بین بخش ها را بهبود بخشد و ایده جدیدی از سایر تحقیقات بدست آورد. در پروژه ها نیز مدیریت اسناد و مدیریت پروژه در یک پروژه فشرده اطلاعات بسیار نزدیک هستند. نتیجه یک پروژه معمولاً مجموعه ای از اسناد است که محصول توسعه یافته ، فرآیند بازیافت یا کالای تحویل را توصیف می کند. اگر سازمان بتواند اسنادی را كه در مراحل مختلف میانی تولید می كنند و اسنادی كه مورد نیاز است را شناسایی كند ، می تواند با استفاده از سیستم مدیریت اسناد ، پیشرفت پروژه را ردیابی كند. مفهوم دستکاری اطلاعات با بحث در مورد اصول سیستم های مدیریت اسناد بررسی خواهد شد. سیستم های مدیریت اسناد برای دریافت فرآیند و انتقال اطلاعات ایجاد شده اند.

عصر دیجیتال تولید و استفاده از اسناد را در سراسر جهان متحول کرده است. در عصر اطلاعات ، فرآیند ورود ، تحویل ، ذخیره ، دریافت و دسته بندی داده ها بسیار مهم است. بنگاه های اقتصادی به طور فزاینده ای به راه حل های خودکار و قابل اعتماد برای اطمینان از امنیت و در دسترس بودن اطلاعات خود برای مدیریت موثر اطمینان می کنند. سیستم مدیریت اسناد ، یک سیستم رایانه ای است که برای ردیابی و ذخیره اسناد الکترونیکی و / یا تصاویر اسناد کاغذی استفاده می شود. این اصطلاح تا حدی با مفاهیم سیستم های مدیریت محتوا ، که غالباً به عنوان یکی از اجزای سیستم های مدیریت محتوای سازمانی دیده می شوند ، همخوانی دارد و مربوط به مدیریت دارایی های دیجیتال ، نقشه برداری اسناد ، سیستم های مدیریت اسناد و سیستم های مدیریت سوابق است.

در عصر دیجیتال ، یک سند به عنوان یک فایل متنی شامل قلم ها ، رنگ ها ، قالب بندی و سایر عناصر تعریف می شود. این سند همچنین دارای یک چرخه زندگی است که با ایجاد آن شروع می شود و با حذف / حفظ آن پایان می یابد. یک چرخه عمر معمول سند شامل مراحل زیر است:

– ایجاد ابتدای چرخه حیات سند است.

– مدیریت / ذخیره سازی. اسناد پس از ایجاد ، در فروشگاه های داده ، بایگانی و سایر سیستم های ذخیره سازی ذخیره می شوند.

– دسترسی در این فرآیند ، اسنادی که قبلاً ذخیره شده اند با استفاده از ابزار جستجو جستجو می شوند.

– استخراج. در چرخه حیات یک سند ، بازیابی به وظیفه مشاهده نتایج جستجو به روش های مختلف اشاره دارد.

– مدیریت. اداره به مدیریت اسناد توسط کاربرانی که به آنها دسترسی دارند گفته می شود.

– تغییر کاربری اگر تغییراتی در نسخه قبلی سند ایجاد شود ، سند جدیدی ایجاد می شود که با نسخه قبلی متفاوت است و بنابراین روند نسخه برداری انجام می شود.

– همکاری و اشتراک اسناد با اشیا دیگر ، اشتراک در چرخه حیات سند نامیده می شود.

– توزیع انتقال اسناد به روشی امن توزیع نامیده می شود.

– صرفه جویی شامل ذخیره داده های گذشته برای مدت زمان مشخصی است.

– استفاده اسناد باید با اتمام مدت نگهداری آنها به طور ایمن از بین بروند.

– ذخیره سازی. برخی از اسنادی که ارزشمند هستند و به مدت طولانی تری نیاز به استفاده دارند ، نیاز به ذخیره سازی دارند.

عناصر اصلی چرخه حیات سند در سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در بالا ذکر شده است. علاوه بر آنها چندین مرحله کمکی نیز وجود دارد:

– اسکن اسناد تصویری از سند را در قالبی ایجاد می کند که مشاهده آن به صورت آنلاین امکان پذیر است.

– نمایه سازی اسناد فرآیند پیوند یا علامت گذاری اسناد با عبارات جستجوی مختلف است. نکته نمایه سازی مسیر اسناد است.

– ذخیره اسناد فرآیند ذخیره اسناد به عنوان پرونده های الکترونیکی است. راه حل های ذخیره سازی آنلاین چندین مزیت آشکار نسبت به ذخیره سازی فیزیکی کاغذ دارند. اول از همه ، سیستم های ذخیره سازی اسناد آنلاین امکان بازیابی سریع اسناد را دارند.

– ایمنی اسناد. هر کسی می تواند سندی را از جدول انتخاب کند. اما بدون اجازه ، هیچ کس نمی تواند به سیستمی که اسناد محرمانه دارد دسترسی پیدا کند.

محافظت از اسناد فراتر از آن است که چه کسی می تواند به سیستم دسترسی پیدا کند. با مخزن اسناد آنلاین ، می توان به اسناد خاصی دسترسی پیدا کرد. بنابراین می توان از مهمترین اسناد برای افراد خاصی که نیاز به دسترسی به این اطلاعات دارند محافظت کرد. می توان با دسترسی فقط برخی از کاربران به همه این اسناد و برخی دیگر تنها بخشی از سند ، فراتر رفت.

جهت کسب هرگونه اطلاعات تخصصی و نیز مشاوره در خصوص سیستم های مدیریت اسناد سازمانی آنلاین به پیج شرکت حسابداری بهین تراز به آدرس (behintarazco@) مراجعه نموده و به دایرکت پیام دهید.