بایگانی مدیریت اسناد و مدیریت سوابق

بایگانی ، مدیریت اسناد و مدیریت سوابق

ذخیره فایل آفلاین برای اهداف قانونی ، ممیزی یا تاریخی ، با استفاده از نوارها ، CD ها یا سایر رسانه های بلند مدت. بایگانی فرآیند انتقال پرونده هایی است که دیگر به طور فعال در یک دستگاه ذخیره سازی جداگانه برای نگهداری طولانی مدت استفاده نمی شوند. پرونده های بایگانی شده هنوز هم برای سازمان ها مهم تلقی می شوند و ممکن است برای ارجاع در آینده مورد نیاز باشد یا برای رعایت مقررات باید در آنها نگهداری شود. بایگانی ها باید فهرست شده و قابل جستجو باشند تا بتوان پرونده ها را به راحتی پیدا و بازیابی کرد. به عنوان بخشی از چرخه عمر اطلاعات ، بایگانی کردن مرحله نهایی عمل مهمی است. با در دسترس نگه داشتن اطلاعات قدیمی خیلی زیاد ، فضای ذخیره سازی ارزشمندی مصرف می شود که می تواند برای اطلاعات جدید بهتر استفاده شود ، تعداد نتایج جستجوی بی ربط را افزایش می دهد و به تلاش لازم برای حفظ ، مهاجرت و طبقه بندی مجدد محتوا می افزاید.

دلایل خوبی برای بایگانی کردن محتوا به جای حذف ساده آن وجود دارد. قوانین ممکن است محتوا را برای دوره های خاص نگهداری کند. ممکن است ممیزی های داخلی و خارجی مستلزم حفظ اسناد باشند. حفظ اطلاعات به عنوان بخشی از تاریخ هدف شایسته دیگری است. و مواردی وجود دارد که بعداً معلوم می شود که به اطلاعاتی که تصور می شد بعداً دیگر بی فایده هستند ، نیاز است. بایگانی اطلاعات به هر یک از این نیازها پاسخ می دهد.

مدیریت اسناد: ردیابی و ذخیره سازی اسناد الکترونیکی و / یا تصاویر اسناد کاغذی ، پیگیری نسخه های مختلف اصلاح شده توسط کاربران مختلف و بایگانی در صورت لزوم. سیستم مدیریت اسناد (DMS) فناوری است که یک راه حل جامع برای مدیریت ایجاد ، ضبط ، نمایه سازی ، ذخیره سازی ، بازیابی و دفع سوابق و دارایی های اطلاعاتی یک سازمان فراهم می کند.

مدیریت سوابق: نگهداری سوابق یک سازمان از زمان ایجاد آنها تا زمان دفع نهایی آنها. این ممکن است شامل طبقه بندی ، ذخیره ، ایمن سازی ، بایگانی و تخریب سوابق باشد. مدیریت سوابق این است که بدانید چه دارید ، در کجا دارید ، چه مدت باید آن را حفظ کنید و از امنیت آن تا چه اندازه است.

نمونه هایی از فرایندها ، خط مشی ها و رویه ها

1. فرآیند مدیریت اسناد: روند ایده آل مدیریت چرخه زندگی اطلاعات ، روشی آسان برای مرور محتوا با محتوای قابل استفاده مجدد و بایگانی محتوای دیگر در رسانه های مناسب ، فراهم می کند. به عنوان مثال ، در پایان یک پروژه ، تمام اسناد موجود در فضای تیم پروژه ذکر شده است ، کاربر جعبه های قابل استفاده مجدد را بررسی می کند و سپس بر روی دکمه بایگانی کلیک می کند. نتیجه این است که اسناد قابل استفاده مجدد از فضای تیم استخراج شده و با استفاده از فراداده مربوطه در مخزن مناسب ذخیره می شوند و سایر اسناد در یک CD بایگانی می شوند که سپس در کتابخانه بایگانی مشخص شده ذخیره می شوند.
2. خط مشی مدیریت سوابق: خط مشی چگونگی مدیریت سوابق تجاری سازمان را تعریف می کند
3. روش بایگانی: جزئیات مراحل دنبال کردن در حمایت از قوانین بایگانی سیاست مدیریت سوابق را شرح می دهد

در مدیریت دانش و نوآوری ، استیو دنیینگ نوشت: “کیفیت دانش به قدیمی یا جدید بودن دانش بستگی ندارد بلکه به مرتبط بودن آن بستگی دارد. نکته اساسی این نیست که دانش جدید است ، بلکه این است که در عمل کار می کند. “

جهت کسب هرگونه اطلاعات تخصصی و نیز مشاوره در خصوص بایگانی ، مدیریت اسناد و مدیریت سوابق به پیج شرکت حسابداری بهین تراز به آدرس (behintarazco@) مراجعه نموده و به دایرکت پیام دهید.