روش‌شناسی پیاده‌ سازی سیستم‌ های مدیریت اسناد

روش‌شناسی پیاده‌ سازی سیستم‌ های مدیریت اسناد برای پشتیبانی از سیستم‌ های مدیریت کیفیت ISO 9001:2008

اگرچه روش‌ های مختلفی برای پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت کیفیت وجود دارد و همه آنها در مورد اهمیت رسیدگی صحیح به سند برای اطمینان از موفقیت آن اتفاق نظر دارند، اما هیچ یک از آنها به طور دقیق نحوه طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد مناسب برای مدیریت این مستندات را توضیح نمی‌دهند. فرآیندهای سند مرتبط خود را تعریف می کند. این مقاله بر پر کردن این شکاف با توسعه روشی متمرکز شده است که به عنوان مرجع و ابزاری برای حمایت از سازمان هایی که قصد پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد را دارند که الزامات ISO 9000 را برآورده می کند، عمل می کند.

بر اساس تجزیه و تحلیل الزامات سند بیان شده در “سیستم های مدیریت کیفیت ISO 9001:2008” و در مطالعه “ISO 30301:2011 اطلاعات و مستندات — سیستم های مدیریت سوابق”، فرآیندهای سند مرتبط با سیستم های مدیریت کیفیت شناسایی شده اند. و با بهره گیری از ابزارهای موجود در هر سازمانی، گام های لازم برای پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد پشتیبانی کننده مناسب ISO پیشنهاد شده است. روش پیشنهادی شامل شش مرحله است که مراحل ذکر شده در ISO 30300 را سفارشی می کند: اطلاعات و مستندات برای مستندات مرتبط با QMS.

و اسناد مربوط به مستندات مرتبط با QMS.

مرحله 1. تعریف الزامات سند:

هدف اصلی این گام اول تعیین انواع اسناد و فرآیندهای تولید و درمان آنها از طریق تجزیه و تحلیل دقیق سازمان و محیط آن است که باید در سیستم ISO وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که فرآیندهای تجاری انجام می شوند. تحت شرایط کنترل شده به طور خلاصه، اسناد و فرآیندهای مستند مورد نیاز برای ایجاد مدل بهینه از فعالیت های انجام شده در سازمان باید ثابت شوند: مدلی که نحوه عملکرد سازمان را تعریف می کند. این امر مستلزم مطالعه موارد زیر است:

• اهداف و راهبردهای اصلی برای دستیابی به این اهداف
• عملکردهای کلی که از اهداف و استراتژی ها پشتیبانی می کنند
• مقررات بخش خاص
• فعالیت های انجام شده برای انجام وظایف
• گروه‌هایی از تراکنش‌ها یا فرآیندهایی که به اجرای هر فعالیت کمک می‌کنند
• نتایج ایجاد شده در هر یک از این معاملات

به طور کلی، اگرچه ISO امکان تصمیم گیری در مورد میزان مستندات مورد نیاز برای سیستم مدیریت کیفیت را می دهد (مطابق با ویژگی های سازمان از نظر اندازه، نوع فعالیت انجام شده، پیچیدگی فرآیندها و تعاملات آنها و صلاحیت کارکنان)، سازمان ها باید حداقلات را داشته باشند:

• راهنمای کیفیت
• کتابچه راهنمای رویه ها
• رویه های عمومی و اختصاصی
• سوابق
• طرح های کیفیت
• مشخصات فنی

پس از ایجاد این شرایط، نیازمندی‌ها (اسناد و فرآیندهای سند) را که باید برای اجرای بهینه سیستم مدیریت اسناد در نظر گرفته شوند، می‌شناسیم و می‌توانیم به مرحله بعدی روش پیش برویم.

مرحله 2. ارزیابی سیستم های موجود:

هدف از مرحله 2 تجزیه و تحلیل اطلاعات و سیستم های مدیریت اسناد در سازمان و ارزیابی اینکه آیا آنها فرآیندهای مستند تعریف شده در بالا را مشخص می کنند یا اینکه آیا آنها عملکردهای مناسبی برای انجام دارند یا خیر است. برای انجام این کار از الزامات سند مشخص شده در مرحله قبل شروع کرده و شکاف بین الزامات سازمان (از نظر مدیریت اسناد) و عملکردهای سیستم های موجود آن را تحلیل خواهیم کرد. همچنین حوادثی مانند تکرار اطلاعات، سیستم‌هایی که می‌توانند با یک سیستم مدیریت اسناد جدید جایگزین شوند و همچنین نقاط قوت مدیریت اسناد که می‌توانند برای ارتقای مدیریت صحیح اسناد مورد استفاده قرار گیرند را شناسایی خواهیم کرد. برای تکمیل مرحله 2، انجام وظایف زیر ضروری است.

ما باید سیستم های مدیریت اطلاعات را در سازمان خود شناسایی کنیم:

• برای اسناد کاغذی
• برای اسناد الکترونیکی
• برای اسناد کاغذی و الکترونیکی به طور همزمان

مرحله 3. شناسایی استراتژی های مدیریت اسناد در سازمان:

هدف این مرحله تعیین مناسب‌ترین خط‌مشی‌ها، شیوه‌ها، استانداردها، ابزارها و سایر تاکتیک‌هایی است که سازمان باید برای رفع نقاط ضعف شناسایی‌شده در مرحله قبل اتخاذ کند و اطمینان حاصل کند که الزامات سند مشخص شده در مرحله 1 را برآورده می‌کنند. انتخاب این موارد. استراتژی‌ها باید ماهیت سازمان، نوع فعالیت‌های انجام‌شده، منابع انسانی، ابزار و فناوری آن، فرهنگ شرکت و هر نوع محدودیت‌های سیاسی اجتماعی خارجی را در نظر بگیرند. درگیر کردن کاربران بسیار مهم است تا نه تنها الزامات مدیریت اسناد پوشش داده شود، بلکه نیازهای کاربران نیز در نظر گرفته شود. ضروری است که از کاربران در مورد آن دسته از عناصری که بر آنها تأثیر می گذارد سؤال شود و تغییرات تدریجی در طراحی تا زمانی که نیازهای مدیریت اسناد و کاربران برآورده شود، وارد شوند. به طور خلاصه، تعیین بهترین راه برای ترکیب تغییرات لازم برای بهبود مدیریت اسناد در سراسر سازمان است. برای تکمیل این مرحله باید:

• استراتژی‌های مختلف مدیریت اسناد را که باید اعمال شوند را بررسی کنید
• مناسب ترین استراتژی ها را برای الزامات مدیریت اسناد ما شناسایی کنید
• عواملی را که می‌توانند از اتخاذ این استراتژی‌ها حمایت یا ممانعت کنند، ارزیابی کنید
• مناسب ترین استراتژی را اتخاذ کنید

مرحله 4. طراحی سیستم مدیریت اسناد:

هدف این مرحله تغییر استراتژی ها و تکنیک های انتخاب شده در مرحله قبل در طرحی برای طراحی سیستم مدیریت اسناد است که الزامات تعریف شده را برآورده می کند و هرگونه ضعف مدیریت اسناد شناسایی شده در ارزیابی سیستم های موجود را برطرف می کند. اصطلاح “سیستم” باید به صورت جهانی درک شود و منحصراً به برنامه های فناوری اطلاعات مرتبط نباشد، بلکه افراد، فرآیندها، ابزارها و فناوری را در نظر بگیرد. بنابراین توسعه آن شامل:

• طراحی تغییرات در سیستم ها، فرآیندها و شیوه های فعلی
• انطباق یا ادغام راه حل های تکنولوژیکی
• تعریف بهترین راه برای گنجاندن این تغییرات برای بهبود مدیریت اسناد در سازمان ما

در طول این مرحله، ما باید عناصر طراحی را با الزامات مدیریت مقایسه کنیم، از کاربران در مورد عناصری که بر آنها تأثیر می‌گذارند بپرسیم و تا زمانی که این نیازها برآورده شوند، تغییرات طراحی مناسب را ایجاد کنیم. از نظر منطقی، مراحلی که در طراحی سیستم باید طی شود، به استراتژی یا رویکردی که در مرحله قبل انتخاب کرده ایم، بستگی دارد.

مرحله 5. پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد:

هدف اصلی این مرحله اجرای طرح تدوین شده در مرحله قبل است. و ممکن است به عنوان یک پروژه واحد، یا به عنوان یک “پرتفولیو” از پروژه های مرتبط با یکدیگر برای ارتقای مدیریت اسناد در سازمان ایجاد شود. این یک کار پیچیده است که باید با مسئولیت بالا و سرمایه گذاری اقتصادی انجام شود. با این حال، هر گونه خطری حل می شود اگر برنامه ریزی دقیقی برای فرآیند اجرا اعمال کنیم. برای تکمیل این مرحله لازم است:

• مناسب ترین تکنیک های اجرایی را انتخاب کنید
• روند اجرای این تکنیک ها را برنامه ریزی کنید (طرح پیاده سازی)
• مدیریت پیاده سازی سیستم
• برنامه را توسعه و حفظ کنید

مرحله 6. نگهداری و بهبود مستمر سیستم مدیریت اسناد:

پس از پیاده سازی سیستم و پس از یک دوره آزمایشی معقول، باید میزان اثربخشی آن را بسنجیم و با شناسایی نقاط ضعف، آنها را اصلاح کنیم. این هدف مرحله 6 است: اندازه گیری اثربخشی سیستم ها و شیوه های مدیریت اسناد، تمرکز بر راه حل های اجرا شده، بر اساس الزامات مدیریت اسناد شناسایی شده و محدودیت های سازمانی تعریف شده در مراحل قبلی. این مرحله همچنین امکان ارزیابی اثربخشی و مناسب بودن فرآیند توسعه و توصیه و اجرای هرگونه اقدام اصلاحی برای اصلاح نواقص آن را فراهم می‌کند. برای تکمیل این مرحله لازم است:

• برنامه ارزیابی را شامل معیارهای ارزیابی تعریف کنید
• داده های عملکرد را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنید
• گزارش یافته ها به مدیریت
• اقدامات اصلاحی انجام دهید

برای انجام این کار، می توان از تکنیک های مختلفی استفاده کرد: مصاحبه با مدیران، کارکنان و / یا سایر ذینفعان، نظرسنجی، تجزیه و تحلیل اسناد تولید شده در مراحل اولیه پروژه، و مشاهده و کنترل تصادفی فعالیت های اسناد. از آنجایی که ممکن است فرآیندها یا فعالیت‌های جدیدی که مستلزم نیازهای مدیریت اسناد جدید در سازمان هستند و از آنچه در ابتدا پیشنهاد و طراحی شده بود راضی نیستند، ایجاد شود، این “بررسی” به طور منظم انجام خواهد شد. به همین دلیل، برای ارزیابی سیستم و قابلیت حیات آن در آینده، نه تنها شناسایی این تغییرات کافی است، بلکه لازم است به صورت دوره ای تمامی مراحل تعریف شده در بالا انجام شود تا این روش به یک چرخه دمینگ بهبود مستمر تبدیل شود.

جهت کسب هرگونه اطلاعات تخصصی و نیز مشاوره در خصوص پیاده‌ سازی سیستم‌ های مدیریت اسناد به پیج شرکت حسابداری اصفهان به آدرس (behintarazco@) مراجعه نموده و به دایرکت پیام دهید.